Valilik toplantı salonunda yapılan görüşmeye ilgili kurum amirleri, yerel yönetimler ve diğer kuruluşların temsilcileri katıldı. Toplantıda, 12-13-14 Eylül 2025 tarihlerinde Söğüt'te yapılacak şenliklerin program akışı, güvenlik tedbirleri, konaklama düzenlemeleri ve lojistik planlamalar ayrıntılı olarak ele alındı.
Toplantıda ayrıca geçmiş yıllarda edinilen tecrübeler doğrultusunda yapılacak iyileştirmeler de değerlendirildi.