BŞEÜ'de Dijital Dönüşümde Yeni Bir Adım

BŞEÜ'de proje faaliyetlerinin daha etkin, sistematik ve sürdürülebilir bir anlayışla yürütülmesine yönelik dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında önemli bir uygulama daha hayata geçirildi. Proje Geliştirme ve Koordinasyon Ofisi Koordinatörlüğü ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğinde geliştirilen “Proje Başvuru ve Kabul Kayıt Formu”, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) iş akışları üzerinden kullanıma sunuldu.

BŞEÜ'nün dijitalleşme ve kurumsal kapasitesini güçlendirme hedefleri doğrultusunda geliştirilen uygulama ile Üniversite personeli tarafından, üniversite dışındaki kaynaklardan destek alınmak üzere gerçekleştirilen proje başvurularına ilişkin bilgilerin tek bir sistem üzerinden kayıt altına alınması ve proje süreçlerinin başvurudan sonuçlanma aşamasına kadar etkin biçimde takip edilmesi amaçlanıyor.

Yeni sistem, proje süreçlerinin daha düzenli ve veriye dayalı şekilde izlenmesine önemli bir katkı sunarken, kurumsal hafızanın güçlendirilmesine de olanak sağlayacak. Sistem üzerinden proje başvuru bilgilerinin düzenli olarak izlenmesi, proje sonuçlarının güncellenmesi ve kurumsal raporlama süreçlerinde kullanılabilecek güncel, güvenilir ve sürdürülebilir bir veri altyapısının oluşturulması hedefleniyor.

Uygulama kapsamında her proje için, projede görev alan herhangi bir personelin “Proje Başvuru ve Kabul Kayıt Formu”nu bir kez doldurması yeterli olacak. Proje sonucunun destekleyici kuruluş tarafından açıklanmasının ardından ise daha önce oluşturulan kayda EBYS üzerinden yeniden erişilerek projenin kabul veya ret durumuna ilişkin bilgiler sisteme işlenecek ve süreç tamamlanacak. Bu yapıyla birlikte proje süreçleri yalnızca başvuru aşamasında kayıt altına alınmakla kalmayacak, projenin sonuçlanmasına kadar bütüncül bir yaklaşımla takip edilebilecek. Böylece proje faaliyetlerine ilişkin verilerin düzenli biçimde toplanması ve güncel tutulması sağlanırken, elde edilen veriler BŞEÜ'nün kurumsal izleme, değerlendirme, raporlama ve sürdürülebilirlik çalışmalarına önemli katkı sunacak.

BŞEÜ'nün farklı birimleri arasındaki iş birliğini güçlendiren bu uygulama, teknolojinin kurumsal süreçlere etkin biçimde entegre edilmesine yönelik çalışmaların da önemli bir örneğini oluşturuyor. Proje süreçlerinin dijital ortamda daha etkin şekilde yönetilmesiyle birlikte, karar alma ve raporlama süreçlerinin güncel ve güvenilir verilerle desteklenmesine katkı sağlanması hedefleniyor.

BŞEÜ Rektörü Prof. Dr. Zafer Asım Kaplancıklı, üniversitenin dijital dönüşüm hedefleri doğrultusunda hayata geçirilen uygulamanın proje süreçlerinin daha etkin, şeffaf ve sistematik biçimde yürütülmesine katkı sağlayacağını belirterek, “Üniversitemizin proje süreçlerini dijital teknolojilerin sunduğu imkânlarla daha güçlü, izlenebilir ve veriye dayalı bir yapıya kavuşturmayı önemsiyoruz. Proje Başvuru ve Kabul Kayıt Formu’nun dijital ortamda kullanıma sunulmasıyla birlikte proje başvurularının ve sonuçlarının kurumsal bir sistem üzerinden takip edilmesi, güncel ve güvenilir verilerin oluşturulması ve bu verilerin kurumsal karar alma ve raporlama süreçlerinde etkin şekilde kullanılması mümkün hale geliyor. Dijital dönüşüm çalışmalarımızı, Üniversitemizin kurumsal kapasitesini ve proje üretme gücünü destekleyecek şekilde kararlılıkla sürdürmeye devam edeceğiz.” ifadelerini kullandı.