Müşterileri tarafından çok kısa bir sürede bir plan sunularak, plana göre uygulanması talep edilen bir tekniğe ait eğitim programımızın son bölümünde müşteriye sunulacak faaliyet planını hazırlamaya başladık.

Şirket yöneticilerinin katıldığı eğitim son derece verimli geçmiş, yapılan uygulamalı ekip çalışmaları ile tüm teknik detaylar konuşulmuştu.

Katılımcılar ile önce faaliyet planını oluşturacak işleri yukarıdan aşağıya doğru sıraladık. Her ne kadar sorumlular belli olsa da sıra şimdi bu işleri yapacak sorumluları ve terminleri resmileştirmeye gelmişti.

İlk yapılacak olan iş ardından gelen diğer tüm işleri tetikleyecek olmasından dolayı kritik bir öneme sahipti ve diğer işler otomatikman bu işin bitmesini bekleyecekti. Proje Süreci tarafından yapılması gereken işi direkt olarak Proje Yöneticisine atamasını yaptıktan sonra kendisine terminini sordum.

Yönetici kendisinin ve ekibindeki proje mühendislerinin görevlerinin çok yoğun olduğunu ve acil bekleyen işlerinden dolayı bu işi kısa sürede tamamlayamayacağını söyledi. Ne yapmamız gerektiğini sorduğumda terminlere Genel Müdürün karar vermesi gerektiğini söyledi. Ardından diğer yöneticilerde çok yoğun olduklarını belirterek termin veremeyeceklerini söylediklerinde şaşırmıştım.

Bir ara vererek aynı zamanda şirket sahibi olan Genel Müdürü eğitim salonuna davet ettik. Genel Müdür son derece nezaketle bana sorunun ne olduğunu sordu. Kendisine müşteriye sunulacak olan faaliyet planını hazırladığımızı ve termin belirlemekte zorlandığımızı belirttim.

Gerçekte faaliyet planının hazırlanması sorumluluğumda olmamasına rağmen eğitim sonrası bir belirsizlik olmasından duyduğum endişeden dolayı hissettiğim sorumluluk ile bu konuda yardımcı olmak istemiştim.

Genel Müdür yöneticilerine dönerek konunun önemini aktardıktan sonra terminleri bir kez de kendisi almaya çalıştı. Yöneticiler bekleyen işlerini ve her birinin ne kadar acil olduğunu bir kez de Genel Müdüre dile getirdiklerinde şaşkınlığım bir kat daha arttı.

İki arada kalan ve benim konunun içinde olmamdan biraz da mahcubiyet duyan Genel Müdür benden “acil ve her şey acil “ tanımını teknik olarak yapmamı rica etti. Kendisine şu tanımı yaptım.

“Acil durumlar; deprem, yangın, sel, patlama, su baskını, saldırı, savaş durumu, uzun süreli elektrik ve telefon kesintileri, su ve yakıt kaynaklarındaki olumsuzluklar, şirketin bilgi işlem sisteminin çalışamaz hale gelmesi, bilgisayar sistemine dış saldırılar, hastalık, iş bırakma, trafik kazası gibi nedenlerle personelin büyük bölümünün işe gelememesi ve üretim-sevkiyatın yapılamaması, para ve sermaye piyasalarında işlem yapılamaması, tahsilât ve ödeme sistemlerinin çalışmaması gibi durumlardır.

Gördüğünüz gibi bir projenin yetişecek olması, bir siparişin yetişecek olması gibi durumlar bu tanımın içerisine girmiyor. Eğer şirketinizde her şey acil ise bu durum sistemin artık sıfır noktasında olduğunu ve hiçbir plan olmadığını tarif eder.

Acil, beklenmeyen ve ani gelişen bir durumdur. Nasıl ki acil bir üretimde fatura kesmeyi atlamıyorsanız, bir sistemde olası tüm durumlar tanımlanmalı ve ortaya çıktığında hangi önlemlerin alınması gerektiği belirlenmelidir.”

Genel Müdür yaptığım bu açıklamadan sonra şirketinde ciddi bir plansızlık sorunu olduğunu ortaya koyarak, yöneticilerine bundan sonra şirkette acil sözünü kaldırdığını ve her faaliyetin planlı olarak yapılmasını, müşteriye sunulacak planda tüm terminlerin gelecek üç hafta için belirlenmesi gerektiğini belirttikten sonra onun da katılımı ile planı son haline getirdik.

Sevgili Okuyucu,

Aktardığım bu yaşanmış olay sadece olayın geçtiği firmaya özgün bir şey değil. “Acil” her ölçekte ve kurumsal boyutta şirketlerin içine nüfus etmiş bir virüs.

Acil dendiğinde akan sular duruyor. Acil olduğunda tüm sistem by pass edilebilir gibi bir analayış gelişiyor ve yönetim sistemlerinde tanımlanmış olan prosedürler devre dışı bırakılıyor(fatura kesilmesi hariç).

Şirketlerimizde yönetim sistemlerindeki boşluklar ve yönetsel irade boşlukları nedeniyle “acil” bir müddet sonra yetmeyip “daha acil” ve “acilin acili” gibi komik açılımlar olabiliyor.

Not: Şirketten ayrılırken ayaküstü sohbet ettiğimiz bir yönetici çok acil olduğu için normal üretim kesilerek üretilen bir partinin on gündür depoda beklediğini söylemişti.

Kısacası plansız çalışma bir sistem haline gelmesi durumunda tıkanan kanalları açmak için kullanılan “acil” sistemi kaostan ve verimsizlikten başka hiçbir şey getirmeyecektir.

Planlı ve düzenli çalışmalar dileğimle.

İsmail Hakkı KAVURMACI

dijitalhaber.com.tr